پیمایش فرایندهای تیمی ماتیو و همکاران (Team Process Survey، ۳۰ گویه، مدل مارکس، ماتیو و زاکارو)

روی کاغذ شما «عضو تیم محصول» هستید، اما چهارشنبه ساعت چهار بعدازظهر می‌بینید سه نفر از همین تیم سه نسخهٔ متفاوت از هدف این هفته را در ذهن دارند. یکی منتظر تأیید است، یکی دو روز است که بی‌صدا کار تازه‌ای شروع کرده و دیگری فکر می‌کند همه‌چیز طبق برنامه است. کسی بدخواه نیست؛ فقط معلوم نیست آخرین بار کِی روی یک تابلو کنار هم نشستید و پرسیدید کجای کار ایستاده‌ایم.

این پیمایش به همین فاصلهٔ میان «اسم تیم» و «کار تیمی» نگاه می‌کند. سه پرسش ساده در پشتش است: پیش از شروع چقدر برنامه می‌ریزید، وسط کار چقدر مراقب پیشرفت و هم‌دیگرید و در گرمای فشار چقدر با هم کنار می‌آیید. پاسخ‌ها تصویری از عادت‌های جمع می‌دهند، نه قضاوتی دربارهٔ آدم‌ها.

پیمایش فرایندهای تیمی (Team Process Survey) را جان ماتیو، مارگارت لوچیانو، لورن دی‌اینوچنزو، الیزابت کلاک و جفری لپاین ساخته و در سال ۲۰۲۰ در مجلهٔ Organizational Research Methods (دورهٔ ۲۳، شمارهٔ ۳، صفحه‌های ۳۹۹ تا ۴۳۱) منتشر کرده‌اند. عنوان مقالهٔ مبدأ دربارهٔ ساخت و روایی سازهٔ یک پیمایش فرایندهای تیمی است.

پایهٔ نظری آن طبقه‌بندی مارکس، ماتیو و زاکارو (۲۰۰۱) است که کار تیمی را در سه مرحله می‌بیند: گذار، عمل و بین‌فردی. نسخهٔ این سامانه ۳۰ گویه با طیف پنج‌درجه‌ای دارد. ده فرایند تیمی در پشت پرسش‌ها هست، اما نتیجه در همین سه مرحلهٔ کلان گزارش می‌شود و ده خرده‌بعد سه‌گویه‌ای جداگانه نمایش داده نمی‌شوند. نسخهٔ فارسی ترجمه‌ای تازه است و هنجار ایرانی ندارد.

هدف این پیمایش این است که ببینید تیمتان در سه مرحلهٔ کار چقدر «فعالانه» رفتار می‌کند. بخش‌ها:
• فرایندهای گذار: تحلیل مأموریت، هدف‌گذاری و تدوین راهبرد پیش از اجرا (۹ گویه)
• فرایندهای عمل: پایش پیشرفت و منابع، پشتیبانی متقابل و هماهنگی هنگام اجرا (۱۲ گویه)
• فرایندهای بین‌فردی: مدیریت تعارض، انگیزه‌بخشی و اعتمادسازی، و مدیریت استرس و هیجان (۹ گویه)

«کیفیت کلی فرایندهای تیمی» نمرهٔ جداگانه‌ای با گویهٔ اختصاصی ندارد؛ از جمع هر ۳۰ گویه ساخته می‌شود و سه بخش بالا جدا فهرست می‌شوند. همهٔ گویه‌ها در نمرهٔ یکی از این سه بخش می‌آیند و گویهٔ بی‌مقیاسی نداریم.

آزمون ۳۰ گویه دارد. طیف ۵ گزینه‌ای است: «اصلاً» ۱، «به میزان کم» ۲، «تا اندازه‌ای» ۳، «به میزان زیاد» ۴ و «به میزان بسیار زیاد» ۵. گویهٔ معکوس ندارد و همه‌چیز در یک جهت نمره می‌گیرد.

دامنهٔ جمع‌ها: فرایندهای گذار ۹ تا ۴۵، فرایندهای عمل ۱۲ تا ۶۰، فرایندهای بین‌فردی ۹ تا ۴۵ و کیفیت کلی ۳۰ تا ۱۵۰.

باندها: کیفیت کلی سطح پایین ۳۰ تا ۸۹، میانه ۹۰ تا ۱۱۹، بالا ۱۲۰ تا ۱۵۰. گذار و بین‌فردی هر دو پایین ۹ تا ۲۶، میانه ۲۷ تا ۳۵ و بالا ۳۶ تا ۴۵. عمل پایین ۱۲ تا ۳۵، میانه ۳۶ تا ۴۷ و بالا ۴۸ تا ۶۰.

یادداشت‌های ما می‌گوید مرزها بر پایهٔ میانگین گویه‌ها چیده شده‌اند و برش رسمی منتشرشده‌ای در کار نیست؛ پس بازه‌ها توصیفی‌اند.

برای اعضا و سرپرستان تیم‌های پروژه‌ای، بخش‌های بالینی و فنی، گروه‌های محصول، و مربیانی که می‌خواهند تصویر مشترکی از شیوهٔ کار یک جمع بسازند. وقتی چند عضو یک تیم جداگانه پاسخ بدهند و یافته‌ها کنار هم گذاشته شوند، گفت‌وگو دقیق‌تر می‌شود.

اگر عضو هیچ تیم مشخصی نیستید یا تیمتان تازه شکل گرفته و هنوز چیزی برای قضاوت ندارید، نتیجه معنای روشنی نخواهد داشت. برای کسانی که فقط می‌خواهند کار فردی خود را بسنجند هم مناسب نیست، چون جمله‌ها دربارهٔ جمع‌اند.

در سطح فردی، پاسخ‌ها به شما کمک می‌کند ببینید در تجربهٔ شما کدام مرحله از کار تیمی کم‌رنگ‌تر است: پیش از شروع، وسط اجرا یا لحظه‌های تنش. این دید برای گفت‌وگوی شخصی با خودتان و با سرپرست مفید است.

در کوچینگ تیم و منابع انسانی، می‌شود نتیجه را نقطهٔ شروع یک جلسهٔ مرور قرار داد؛ مثلاً اینکه چرا بخش عمل قوی است اما بخش گذار ضعیف. در سطح تیم، اگر اعضا خودشان رضایت بدهند، میانگین گروهی و پراکندگی پاسخ‌ها می‌تواند نشان دهد کجا تصویر مشترک وجود ندارد. شرکت در آزمون باید داوطلبانه باشد. برای استخدام یا ارزیابی عملکرد افراد به کار نمی‌رود و نتیجهٔ فردی بدون رضایت خود فرد به مدیر داده نمی‌شود.

نمرهٔ بالا یعنی شما تلاش فعالانهٔ تیم را در آن بخش زیاد می‌بینید؛ اما بالا همیشه خوب نیست. اگر گذار بسیار بالاست و عمل پایین، ممکن است تیم زیاد برنامه می‌ریزد و کم اجرا می‌کند. نمرهٔ پایین هم لزوماً شکست نیست؛ تیم کوچکی که مدت‌هاست با هم کار می‌کند ممکن است بدون گفت‌وگوی رسمی هماهنگ باشد.

الگوی سه بخش مهم‌تر از یک عدد است. نمونهٔ آن: عمل بالا، بین‌فردی پایین؛ تیمی که خوب هماهنگ می‌شود ولی هنگام اختلاف یا فشار فرسوده می‌شود. نمونهٔ دیگر: گذار پایین و عمل بالا؛ همه سخت کار می‌کنند اما معلوم نیست مسیر به کجا می‌رود.

گزارش کامل برای هر باند توضیح، نمونهٔ کاری و پیشنهاد عملی دارد.

این پیمایش دربارهٔ برداشت یک عضو از تیم است، نه ثبت رفتار واقعی آن. دو نفر در یک تیم می‌توانند نمره‌های متفاوتی بدهند و هیچ‌کدام بی‌دلیل نیست. هنجار ایرانی ندارد و مرزهای باندها برش رسمی منتشرشده نیستند. ده فرایند اصلی در گزارش جدا نشان داده نمی‌شوند و فقط سه مرحلهٔ کلان دیده می‌شود.

این ابزار کیفیت رهبری، اعتماد روان‌شناختی، تخصص فنی اعضا یا عملکرد نهایی پروژه را نمی‌سنجد. تیمی ممکن است فرایندهای خوبی داشته باشد و باز هم به دلیل بودجه یا بازار شکست بخورد.

برای دیدن علت، پیمایش فرایندهای تیمی را با ابزارهای زیر کنار هم بگذارید: «مقیاس تعارض بین‌فردی در محیط کار اسپکتور و جکس (ICAWS)» برای سنجیدن اینکه تعارض‌ها چقدر واقعی‌اند، «مقیاس شغلی ابهام نقش (JRA)» وقتی بخش گذار پایین است و اعضا نمی‌دانند چه انتظاری از آن‌ها هست، «پرسشنامهٔ کیفیت رابطهٔ رهبر و عضو (LMX-7)» برای رابطه با سرپرست، و «مقیاس محدودیت‌های سازمانی اسپکتور و جکس (OCS)» تا مشخص شود مانع در تیم است یا بیرون از آن.

فرایندهای تیمی با ترکیب اعضا و مرحلهٔ پروژه عوض می‌شود، پس تکرار هر ۳ تا ۴ ماه یا در پایان هر مرحلهٔ بزرگ پروژه منطقی است. رویدادهایی که تکرار زودتر را توجیه می‌کنند: ورود یا خروج یک عضو کلیدی، تغییر رهبر تیم، گذر از پروژه‌ای به پروژهٔ دیگر، و تغییر شیوهٔ کار مثل رفتن به دورکاری. اگر قرار است اثر یک مداخله را ببینید، حداقل چند هفته صبر کنید.

در بسیاری از جلسه‌های کاری ایران، موافقت زبانی («چشم، حله») با توافق واقعی یکی نیست و همین فاصله در گویه‌هایی مثل «اطمینان از اینکه همه اهداف را به‌روشنی می‌فهمند» خودش را نشان می‌دهد. هنگام پاسخ دادن به همین دلیل از فضای مؤدبانهٔ جلسه فاصله بگیرید و آنچه بعد از جلسه رخ می‌دهد را بسنجید.

در تیم‌های کوچک، ناشناس ماندن دشوار است. پاسخ‌ها و نتیجهٔ شما محرمانه است و کارفرما یا مدیر آن را نمی‌بیند، مگر خودتان تصمیم بگیرید آن را در گفت‌وگوی تیمی بگذارید.

این پیمایش برای فهم بهتر شیوهٔ کار گروهی ساخته شده و کار یک مشاور سازمانی یا مربی تیم را انجام نمی‌دهد. مبنای تصمیم دربارهٔ استخدام، ارتقا یا ارزیابی عملکرد اعضا نیست. اگر فشار و کشمکش در تیم برایتان به خواب، اضطراب یا خلق پایین کشیده شده، با یک روان‌شناس یا مشاور سلامت روان صحبت کنید؛ این پیمایش یک عکس لحظه‌ای از تیم است و چیزی را درمان نمی‌کند.