پرسشنامه کیفیت ارتباط مدیران و کارکنان (QCBME)

در مترو ایستاده‌اید و دستگیرهٔ سرد را گرفته‌اید. گوشی را بیرون می‌آورید و در یادداشت‌ها می‌نویسید: «فایل... تا فردا... همون قالب قبلی؟» مدیر وسط راهرو، با قدم‌های تند، سه چیز را پشت‌سر هم گفت و وقتی خواستید سؤال کنید، سرش را به تلفن برد. حالا درهای مترو با صدای کوتاه بسته می‌شوند و شما نصف جمله را هنوز در دهان دارید.

بعضی خستگی‌های آخر روز از کار زیاد نمی‌آیند، از پیام‌هایی می‌آیند که کامل نرسیده‌اند. کیفیت ارتباط با مدیر یعنی اینکه او چقدر مفصل توضیح می‌دهد، چقدر روشن حرف می‌زند و چقدر اجازه می‌دهد شما هم حرف بزنید. این آزمون هشت نکتهٔ مشخص از همین ارتباط را مرور می‌کند.

پرسشنامهٔ کیفیت ارتباط مدیران و کارکنان (Questionnaire on the Quality of Communication between Managers and Employees, QCBME) بر پایهٔ فرم FKQ-MA ساخته شده است. یادداشت‌های منبع آن را به موهر و گونستر (Mohr & Günster) در سال ۲۰۰۴ و به مجموعهٔ ابزارهای ZIS نسبت می‌دهند.

نسخهٔ این سامانه ۸ گویه دارد و پاسخ‌ها روی طیف ۵ گزینه‌ای میزان صدق‌کردن هر جمله گرفته می‌شود. همهٔ گویه‌ها مثبت‌اند و هیچ‌کدام معکوس نیستند. این ابزار تنها یک نمره می‌دهد و هیچ خرده‌مقیاسی ندارد؛ نمره نشان می‌دهد ارتباط مدیر شما با خودتان از چند نظر چقدر روشن، دقیق و دوطرفه است.

این آزمون می‌سنجد از دید شما، مدیرتان چقدر خوب با شما ارتباط برقرار می‌کند. یک مقیاس دارد:
• کیفیت ارتباط با مدیر: ۸ گویه

این ۸ گویه چند وجه را یکجا می‌گیرند: در موارد مهم مفصل اطلاع‌دادن، بازخورد دقیق، امکان طرح مستقیم مسئله، پرهیز از خلاصه‌گویی بیش از حد، جمع‌بندی مباحث، توضیح قابل فهم مسائل دشوار، دستور واضح و اجازهٔ تمام‌کردن صحبت. این وجه‌ها خرده‌مقیاس جدا ندارند و همه در یک نمره جمع می‌شوند. هر گویه به رفتار مدیر دربارهٔ شما اشاره دارد، نه به نظر کلی‌تان دربارهٔ شخصیت او؛ پس بهتر است به تجربه‌های مشخص فکر کنید.

آزمون ۸ گویه دارد. هر گویه ۵ گزینه دارد: «اصلاً صدق نمی‌کند» ۱، «کمی صدق می‌کند» ۲، «تا حدی صدق می‌کند» ۳، «بیشتر صدق می‌کند» ۴ و «کاملاً صدق می‌کند» ۵. گویهٔ معکوس ندارید؛ همهٔ جمله‌ها به یک سمت‌اند.

نمرهٔ کل از جمع هشت پاسخ به دست می‌آید و بین ۸ تا ۴۰ است. سه باند دارد: «کیفیت ارتباط با مدیر پایین» ۸ تا ۱۹، «کیفیت ارتباط با مدیر متوسط» ۲۰ تا ۲۹ و «کیفیت ارتباط با مدیر بالا» ۳۰ تا ۴۰.

دربارهٔ نقطهٔ برش رسمی در اطلاعات این نسخه توضیحی نیامده و هنجار ایرانی هم گزارش نشده؛ پس بازه‌ها را توصیفی بخوانید.

برای شاغلانی که یک مدیر مستقیم دارند و دلشان می‌خواهد بدانند ارتباط او با آن‌ها چقدر روشن است: کارمندان، کارشناسان و دورکارها، و همچنین مدیران جدید که می‌خواهند نگاه زیردستان را بسنجند.

اگر مدیر یا سرپرست مشخصی ندارید یا تازه چند روز است او را می‌شناسید، گویه‌هایی مثل «در موارد مهم مرا مفصل مطلع می‌کند» هنوز معنای واقعی ندارند.

برای خودتان، نمره کمک می‌کند ببینید گفت‌وگوهای مدیرتان برایتان کافی، قابل فهم و دوطرفه است یا نه. اگر نه، می‌توانید درخواست‌تان را دقیق‌تر کنید؛ مثلاً بخواهید دستور را خلاصه بنویسد یا نمونه بدهد.

در کوچینگ و منابع انسانی، نتیجه پایهٔ مناسبی است برای آموزش مهارت‌های گفت‌وگوی مدیران و طراحی جلسات بازخورد. در سطح تیم، فقط نتایج گمنام و جمعی معنا دارد. شرکت باید با رضایت شما انجام شود. این آزمون برای استخدام مناسب نیست و بدون موافقت صریح شما به مدیر یا منابع انسانی نمی‌رسد.

نمرهٔ بالا یعنی از دید شما مدیر مفصل، دقیق و روشن حرف می‌زند و به شما فرصت پاسخ می‌دهد. نمرهٔ پایین یعنی ارتباط کم، سریع یا یک‌طرفه بوده است. اما بالا همیشه کامل نیست: ممکن است توضیح زیاد گاهی کنترل‌گری یا اطلاع‌رسانی بی‌پایان باشد. نمرهٔ پایین هم لزوماً بدخواهی نیست؛ بعضی مدیران فقط وقت یا مهارت گفت‌وگو را ندارند.

چون فقط یک نمره دارید، به گویه‌هایی که نمرهٔ کمتری گرفته‌اند نگاه کنید. اگر بازخورد دقیق کم است اما اجازهٔ حرف‌زدن زیاد، شاید مشکل در محتوای بازخورد باشد؛ برعکس، اگر دستورها روشن و فرصت گفت‌وگو کم است، مسئله از جنس دوطرفگی است. گزارش کامل هر باند را جداگانه توضیح می‌دهد.

این پرسشنامه فقط برداشت شما را از ارتباط مدیر ثبت می‌کند و ممکن است حال و هوای همان هفته روی آن اثر بگذارد. هنجار ایرانی گزارش نشده است و برای این آزمون نقطهٔ برش رسمی در کارت نیامده؛ بازه‌ها توصیفی‌اند.

ارتباط خوب به معنای رهبری خوب نیست و این آزمون اعتماد، حمایت، انصاف یا رابطهٔ عاطفی با مدیر را نمی‌سنجد. ممکن است مدیر ساده و روشن صحبت کند، اما در تصمیم‌هایش عادلانه نباشد.

برای تصویر دقیق‌تر، این آزمون را کنار مقیاس نظارت حمایتی و غیربازیگرانه بگذارید تا ارتباط با رفتار حمایتی و میزان کنترل مدیر سنجیده شود. مقیاس مبادلهٔ رهبر-عضو (LMX-7، ۹۸۲۱) رابطهٔ دوطرفه را در سطح کلی می‌بیند و مقیاس شغلی ابهام نقش نشان می‌دهد ارتباط ضعیف به ابهام در روش، زمان یا معیار منجر شده است یا نه. مقیاس تعهد مرتبط با سرپرست هم وابستگی را می‌سنجد.

کیفیت ارتباط با مدیر معمولاً با عادت‌ها می‌ماند، پس تکرار پس از ۳ تا ۶ ماه کافی است. اگر مدیر یا نحوهٔ کار عوض شد، به دورکاری رفتید، پروژهٔ پرفشاری شروع شد یا جلسهٔ بازخوردی داشتید که انتظار دارید چیزی را تغییر داده باشد، زودتر دوباره بسنجید تا ببینید ارتباط واقعاً تغییر کرده یا فقط احساس شما عوض شده است.

در فضای کاری ایران، بسیاری از دستورها به‌صورت شفاهی و کوتاه داده می‌شود و پرسیدن دوباره ممکن است نشانهٔ بی‌دقتی یا بی‌احترامی به مدیر تعبیر شود. برای همین بسیاری از کارمندان ترجیح می‌دهند به‌جای پرسیدن، حدس بزنند. این را هنگام خواندن نتیجه مدنظر داشته باشید.

پاسخ‌ها و نتیجه محرمانه است. کارفرما یا مدیر شما آن را نمی‌بیند، مگر اینکه خودتان تصمیم بگیرید آن را در گفت‌وگو مطرح کنید.

این گزارش فقط برداشت شما از شیوهٔ گفت‌وگوی مدیرتان را نشان می‌دهد و جایگزین مشاور سازمانی یا روان‌شناس نیست. مبنای استخدام، ارتقا یا ارزیابی عملکرد نباید باشد. اگر ارتباط بد با مدیر شما را مضطرب یا بی‌خواب کرده، با یک متخصص سلامت روان یا مسئول رسیدگی در سازمان مشورت کنید. این متن دربارهٔ نیت مدیرتان حکم نمی‌دهد.